Question du mois de septembre : Les apprentis

Les apprentis

Comment créer un apprenti ?

La gestion d’un contrat d’apprentissage dans Silae demande une attention particulière dès la création de la fiche salarié. Un paramétrage correctement réalisé permet notamment de fiabiliser le calcul automatique du salaire de base et des exonérations de cotisations associées.

Mais que se passe-t-il lorsque l’apprentissage se termine et que le salarié poursuit son activité dans l’entreprise en CDD ou en CDI ?

Dans cet article, nous vous proposons un guide pratique pour comprendre les principales étapes à suivre dans Silae, de la création de l’apprenti jusqu’à la création de son nouveau contrat.

1. Bien paramétrer la fiche de votre apprenti dans Silae

Une fiche salarié correctement renseignée est indispensable pour permettre à Silae d’effectuer les calculs liés à la rémunération de l’apprenti.

Plusieurs informations doivent donc être vérifiées avec attention.

Les informations personnelles

La première étape consiste à renseigner les informations personnelles de l’apprenti.

La date de naissance est notamment primordiale puisqu’elle permet de déterminer le pourcentage du SMIC applicable pour le calcul du taux horaire.

Le niveau d’études préparé par l’apprenti doit également être renseigné. Cette information constitue une donnée obligatoire en DSN.

Pour renseigner cette information, rendez-vous dans « Informations complémentaires ».

Les informations personnelles de l’apprenti, notamment sa date de naissance et son niveau d’études, doivent être correctement renseignées.

2. Renseigner le contrat de travail

Dans la rubrique Contrat de travail, deux codifications sont prévues selon l’effectif de l’entreprise :

• 04 pour les entreprises de moins de 11 salariés ;
• 05 pour les entreprises de 11 salariés et plus.

Il est également important de vérifier les dates d’emploi renseignées automatiquement via la DPAE et de les corriger si nécessaire.

Vérifiez la codification du contrat ainsi que les dates d’emploi renseignées dans la fiche salarié.

3. Définir correctement l’emploi de l’apprenti

La rubrique Définition de l’emploi constitue un point de vigilance important.

Dans la classification de l’emploi, sélectionnez l’emploi correspondant au diplôme préparé par votre apprenti.

Attention : il ne faut pas sélectionner directement « apprenti ». Selon la procédure présentée dans Silae, ce choix empêche la comparaison entre le SMIC et le minimum conventionnel.

Le code CPN DUC doit également être renseigné avec le code 260 ou 261, en fonction de l’effectif de l’entreprise.

Sélectionnez l’emploi correspondant au diplôme préparé et renseignez le code CPN DUC adapté.

Point de vigilance : ne sélectionnez pas « apprenti » dans la classification de l’emploi.

4. La rémunération de l’apprenti

Une fois les informations précédentes correctement renseignées, la rubrique Rémunération ne nécessite pas de modification manuelle dans le cadre de cette procédure.

Le calcul du taux horaire est effectué automatiquement en fonction de l’âge de l’apprenti et de son année de formation.

Le taux horaire est calculé automatiquement en fonction de l’âge et de l’année de formation de l’apprenti.

5. Les informations du contrat particulier

La rubrique Informations contrat particulier est particulièrement importante pour la détermination de la rémunération.

Il faut renseigner :

• la date de signature du contrat ;
• la date de début du contrat ;
• la date de fin du contrat.

Chaque période correspond à une année de formation et intervient dans le calcul du taux horaire.

Si l’apprenti effectue sa deuxième année d’apprentissage dans la même entreprise, il convient de renseigner la période 2.

Les dates du contrat et la période de formation sont des éléments importants pour la détermination de la rémunération.

Passage d’un contrat d’apprentissage à un CDD ou CDI

Lorsque l’apprentissage se poursuit par un CDD ou un CDI, une étape essentielle doit être respectée dans Silae : le contrat d’apprentissage doit être complètement clôturé avant la création du nouvel emploi.

6. Étape 1 : clôturer le contrat d’apprentissage

À partir du bulletin de paie, effectuez la sortie du salarié afin de clôturer son contrat d’apprentissage.

Pour cette sortie, utilisez le motif :

081 – Fin de contrat d’apprentissage

Il est nécessaire d’aller jusqu’au bout du processus de sortie et d’envoyer l’attestation France Travail.

⚠️ Attention à l’ordre des opérations

L’attestation France Travail doit être envoyée avant la création du nouvel emploi.

Une fois le nouvel emploi créé, il ne sera plus possible de réaliser cette étape.

Pour clôturer le contrat d’apprentissage, utilisez le motif de sortie 081 – Fin de contrat d’apprentissage

Le bon réflexe :
Clôturer le contrat d’apprentissage → terminer le processus de sortie → envoyer l’attestation France Travail → créer le nouveau contrat

7. Étape 2 : créer le nouvel emploi

Une fois le contrat d’apprentissage clôturé, vous pouvez créer le nouvel emploi correspondant au CDD ou au CDI.

Deux possibilités existent selon votre mode de gestion des DPAE.

Option 1 : effectuer la DPAE depuis Silae

Il est préconisé d’effectuer une DPAE pour déclarer le nouveau contrat.

Depuis l’état d’avancement, cliquez sur DPAE, puis sélectionnez « Salariés présents » afin de retrouver votre apprenti.

Une fois la DPAE effectuée, le nouvel emploi sera créé dans sa fiche salarié.

Effectuez ensuite les vérifications d’usage.

Depuis l’état d’avancement, accédez à la DPAE et sélectionnez « Salariés présents » pour retrouver l’apprenti.

Option 2 : créer le nouvel emploi sans effectuer la DPAE via Silae

Si les DPAE sont réalisées directement sur le site de l’Urssaf, et non depuis Silae, le nouvel emploi doit être créé directement à partir de la fiche salarié.

Depuis la fiche du salarié, cliquez sur « Ajouter un emploi ».

Sélectionnez ensuite :

« Créer un nouveau contrat avec une rupture du contrat en cours »

Depuis la fiche salarié, sélectionnez « Ajouter un emploi », puis créez un nouveau contrat avec rupture du contrat en cours.

8. Finaliser la création du nouveau contrat

Un message d’information peut s’afficher afin de vous rappeler de bien clôturer le premier contrat si cela n’a pas encore été fait.

Une fois cette vérification effectuée, renseignez les informations nécessaires concernant le deuxième emploi.

Après la clôture du contrat d’apprentissage, renseignez les informations nécessaires au nouveau contrat

✅ La checklist à retenir

Lors de la création de l’apprenti

☐ Renseigner la date de naissance
☐ Renseigner le niveau d’études préparé
☐ Vérifier la codification du contrat
☐ Vérifier les dates d’emploi
☐ Sélectionner l’emploi correspondant au diplôme préparé
☐ Ne pas sélectionner « apprenti » dans la classification de l’emploi
☐ Renseigner le code CPN DUC
☐ Vérifier les dates du contrat
☐ Vérifier la période de formation

Lors du passage en CDD ou CDI

☐ Clôturer le contrat d’apprentissage
☐ Utiliser le motif 081 – Fin de contrat d’apprentissage
☐ Aller jusqu’au bout du processus de sortie
☐ Envoyer l’attestation France Travail
☐ Créer ensuite le nouvel emploi
☐ Effectuer la DPAE selon le processus utilisé par l’entreprise
☐ Vérifier les informations du nouveau contrat

À retenir

Le bon paramétrage d’un contrat d’apprentissage dans Silae permet de sécuriser les informations nécessaires au calcul de la rémunération. L’âge de l’apprenti, son année de formation, son niveau d’études, son emploi et les dates du contrat sont notamment des éléments importants à renseigner correctement.
Lorsqu’un apprenti poursuit son activité en CDD ou en CDI, veillez surtout à respecter l’ordre des opérations : le contrat d’apprentissage doit être entièrement clôturé et l’attestation France Travail envoyée avant la création du nouvel emploi.

Une procédure claire et quelques vérifications permettent ainsi de faciliter la gestion du passage de l’apprentissage vers un nouveau contrat dans Silae.